为提高国际合作与交流处（台港澳办 海外教育学院）内控管理水平，加强对涉密文件、资料的管理，防止保密文件、资料信息泄密和流失，根据《中华人民共和国保密法》及有关保密工作规定，特制订本制度。
一、接收涉密文件、资料
保密文件、资料包括但不限于各级密级来函、往来文件、国际交流密级文档、报告、报表、会议纪要、人员信息等。
密件包装应由保密人员拆封，及时将收文信息登记在保密文件专用登记簿上，并定期清点、编号、归档。
二、保管涉密文件、资料
纸质涉密文件、资料及登记簿由保密员存放于保险柜中；电子涉密文件、资料加密后存放于专用U盘，由保密员存放于保险柜中。保险柜密码由国际交流处处长设置，保险柜钥匙由保密员保管。
密级文件、资料，未经密件确定机关、单位或上级机关批准，禁止复制、复印、摘抄、汇编。经批准后，必须使用无网络专用复印机复印，使用专用记录本摘抄，不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并视同原件管理。
三、传阅涉密文件、资料
传阅涉密文件、资料一律采取直接方式，保密员应逐件登记送阅阅文人，阅后退回，要清点份数，阅文人之间不得横向传阅。每次传阅一般不超过两天，急件阅后即退，不得任意积压与延长时间。
四、借阅涉密文件、资料
借阅涉密文件、资料必须经收发人同意，并办理借阅手续，不得擅自扩大文件的传阅范围。借阅人应当在符合保密要求的办公场所进行，借阅人对文件负有安全和保密的责任，不得污损或丢失文件，自觉做到按期归还，再用再借，严禁将涉密文件资料带回家或带到其他公共场所。保密员对借出的文件应按时限要求及时追回。
五、清退涉密文件、资料
保密员应按要求将涉密文件、资料退回原制发的机关、单位。特殊情况下，应说明原因并报经原制发机关同意。
六、销毁涉密文件、资料
保密员将需销毁涉密文件、资料造册，报国际合作与交流处（台港澳办 海外教育学院）处长审批，履行清点、登记手续，不得擅自销毁，严禁将涉密载体作为废品出售。